കാറഡുക്ക, കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകൾ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം ഏർപ്പെടുത്തുന്ന കേരളത്തിലെ ആദ്യ ബ്ലോക്കുകളായി അഡ്വ. സി.എച്ച്. കുഞ്ഞമ്പു എം.എൽ.എ പ്രഖ്യാപിച്ചു.

കാസർകോട്: കാറഡുക്ക, കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകൾ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം ഏർപ്പെടുത്തുന്ന കേരളത്തിലെ ആദ്യ ബ്ലോക്കുകളായി അഡ്വ. സി.എച്ച്. കുഞ്ഞമ്പു എം.എൽ.എ പ്രഖ്യാപിച്ചു. വിവരസാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ കാലഘട്ടത്തിൽ സർക്കാർ സംവിധാനങ്ങൾ സുതാര്യമായും കൃത്യതയോടെയും വേഗത്തിലും പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനും ജനങ്ങളിലേക്ക് സേവനങ്ങൾ എത്തിക്കുന്നതിനും ഇ- ഓഫീസുകളിലൂടെ സാധിക്കുമെന്ന് അദ്ദേഹം പറഞ്ഞു. സെക്രട്ടറിയേറ്റ്, നിയമസഭാ, എം.എൽ.എ മാരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ എല്ലാം ഡിജിറ്റലൈസ് ചെയ്യപ്പെട്ടു കഴിഞ്ഞുവെന്നും ഇനി താഴെത്തട്ടിലേക്കുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾകൂടി ഇ ഫയലുകളാകുന്നതോടെ കാര്യക്ഷമമായി സർക്കാർ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കാൻ സാധിക്കുമെന്നും എം.എൽ.എ പറഞ്ഞു. സംസ്ഥാനതലത്തിൽ തന്നെ ആദ്യമായി ഇഓഫീസുകളാകുന്ന കാറഡുക്ക, കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകളിലെ ജന പ്രതിനിധികളെയും നേട്ടം കൈവരിക്കുന്നതിനായി പ്രവർത്തിച്ച മുഴുവൻ ജീവനക്കാരെയും അദ്ദേഹം അഭിനന്ദിച്ചു.

കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് കെ. മണികണ്ഠൻ അധ്യക്ഷനായി. ജില്ലാ കളക്ടർ ഡോ. ഡി സജിത് ബാബു ആമുഖ പ്രഭാഷണം നടത്തി. സംസ്ഥാനതലത്തിൽ തന്നെ ആദ്യമായി ഈ നേട്ടം കൈവരിച്ചതിലൂടെ കാസർകോട് ഒരിക്കലും ഒരു പിന്നോക്ക ജില്ലയല്ലെന്ന് നാം വീണ്ടും തെളിയിച്ചിരിക്കുകയാണെന്ന് കളക്ടർ പറഞ്ഞു.
ഗ്രാമവികസന കമ്മീഷണർ വി.ആർ വിനോദ് മുഖ്യാതിഥിയായി. അഡീഷണൽ ഡവലപ്പ്മെന്റ് കമ്മീഷണർ വി.എസ്. സന്തോഷ് കുമാർ, ദാരിദ്ര്യ ലഘൂകരണ യൂണിറ്റ് പ്രൊജക്ട് ഡയറക്ടർ കെ. പ്രദീപൻ, മഞ്ചേശ്വരം ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് ഷമീന ടീച്ചർ എന്നിവർ സംസാരിച്ചു. കാറഡുക്ക് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് സിജി മാത്യു സ്വാഗതവും ജില്ലാ അസിസ്റ്റന്റ് ഡവലപ്പ്മെന്റ് കമ്മീഷണർ നിഫി. എസ്.ഹക്ക് നന്ദിയും പറഞ്ഞു.
ഒരു മാസക്കാലത്തിനുള്ളിൽ ജില്ലയിലെ മറ്റ് നാല് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകൾകൂടി ഇ- ഓഫീസ് സൗകര്യത്തിലേക്ക് മാറി ഈ മേഖലയിൽ സമ്പൂർണ നേട്ടം കൈ വരിക്കാനുള്ള ശ്രമം പുരോഗമിക്കുകയാണ്.

അറിയാം ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തെ

ഓഫീസ് നടപടിക്രമങ്ങൾ ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയിൽ നടത്തുകയും അതുവഴി സർക്കാർ ഓഫീസുകളെ പേപ്പർ ഇല്ലാത്ത ഓഫീസുകളാക്കി മാറ്റുകയും ഡിജിറ്റൽ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ നേട്ടങ്ങൾ കൈവരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിന് കേന്ദ്ര സർക്കാർ സ്ഥാപനമായ നാഷണൽ ഇൻഫോർമാറ്റിക്സ് സെന്റർ (എൻ.ഐ.സി) വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം കേരളത്തിലും നടപ്പാക്കിവരുന്നുണ്ട്. ഫയൽ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (ഇ-ഫയൽ), നോളജ് മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റം (കെ.എം.എസ്), സഹകരണ, സന്ദേശ സേവനങ്ങൾ (സി.എ.എം.എസ്) എന്നിങ്ങനെയുള്ള വിവിധ മൊഡ്യൂളുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ഡിജിറ്റൽ വർക്ക്‌പ്ലേസ് സംവിധാനമാണിത്. ഇതു വഴി സേവനങ്ങൾ സുഗമമാക്കാനും പരാതികൾ ഓൺലൈൻ ആയി സമർപ്പിക്കാനും ജീവനക്കാർക്ക് വീട്ടിലിരുന്ന് ഫയലുകൾ തീർപ്പാക്കാനും സാധിക്കും.

ഫയൽ മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റം (ഇ-ഫയൽ)

നിലവിലുള്ള പരമ്പരാഗത കൈയെഴുത്ത് ഫയൽ രീതിയിലെ പോരായ്മകൾ പരിഹരിച്ച് ഇലക്ട്രോണിക് സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച് വർക്ക് ഫ്ളോ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള സംവിധാനമാണ്് ഇ-ഫയൽ. ഓഫീസിൽ ലഭിക്കുന്ന തപാലുകളുടെ ഡയറൈസേഷൻ, ഫയലുകൾ സൃഷ്ടിക്കൽ, ഉള്ളടക്കവും റഫറൻസിംഗും ഉണ്ടാക്കുക, അംഗീകാരത്തിനായി കരട് തയ്യാറാക്കൽ, ഉത്തരവുകൾ പുറപ്പെടുവിക്കൽ, കത്ത് അയക്കൽ, മറ്റ് ഓഫീസുകളിലേക്ക് രേഖകൾ കൈമാറിയാൽ കൈപ്പറ്റ് രസീതുകളുടെ വിവര ശേഖരണം തുടങ്ങി ഫയലുകളുടെ മുഴുവൻ ചലനവും ഇതിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഒടുവിൽ രേഖകളുടെ ശേഖരം എന്നിവ ഉൾപ്പെടെ എല്ലാ ഘട്ടങ്ങളും ഇലക്ട്രോണിക് സിസ്റ്റത്തിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഫയലുകളുടെ ചലനം സമയബന്ധിതവും തടസ്സമില്ലാത്തതുമായിത്തീരുന്നു. ഇ ഫയൽ എളുപ്പത്തിൽ തിരയാനും വീണ്ടെടുക്കാനും അവയിൽ നടപടികൾ തൽക്ഷണം എടുക്കാനും കഴിയും. പ്രസക്തമായ ഫയലുകൾ, പ്രമാണങ്ങൾ, വിധികൾ, തീരുമാനങ്ങൾ എന്നിവയിലേക്ക് അവ ലിങ്കുചെയ്യാനും പരാമർശിക്കാനും കഴിയും. ആവശ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഒരൊറ്റ ഘട്ടത്തിൽ ലഭ്യമായതിനാൽ ഇത് തീരുമാനമെടുക്കൽ ലളിതമാക്കുന്നു. കൂടാതെ ഒരു ഫയലിൽ എടുക്കുന്ന ഓരോ പ്രവർത്തനവും ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാലും പൗരൻമാർക്ക് ഇതു പരിശോധിക്കാനുള്ള സംവിധാനം ഉള്ളതിനാലും കൂടുതൽ സുതാര്യതയുണ്ട്.

നോളജ് മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റം (കെ.എം.എസ്)
നിയമങ്ങൾ, ചട്ടങ്ങൾ, സർക്കുലറുകൾ, മാർഗനിർദ്ദേശങ്ങളും മാനദണ്ഡങ്ങളും, നയങ്ങൾ, ഫോമുകൾ, വാർഷിക റിപ്പോർട്ടുകൾ, ഓഫീസ് ഓർഡറുകൾ, ഓഫീസ് മെമ്മോറാണ്ടങ്ങൾ, മാനുവലുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്ന വലിയ അളവിലുള്ള രേഖകൾ നോളജ് മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. വ്യക്തിഗത തലത്തിൽ പ്രമാണങ്ങൾ അപ്‌ലോഡുചെയ്യാനും കണ്ടെത്താനും തിരയാനും കാണാനും സഹായിക്കുന്ന റോൾ അധിഷ്ഠിത സംവിധാനമാണിത്.

ഇ-ഓഫീസ് സിറ്റിസൺ ഇന്റർഫേസ് (http://eoffice.kerala.gov.in)

ഇ-ഓഫീസ് ഡാറ്റാ ബേസിലേക്ക് തിരയൽ മാത്രം അനുമതി ഉള്ള ഒരു പ്രത്യേക ആപ്ലിക്കേഷനായി ഇ-ഓഫീസ് സിറ്റിസൺ ഇന്റർഫേസ് പ്രവർത്തിക്കുന്നു. ഫയൽ/തപാൽ തിരയാനും അതിന്റെ നില പരിശോധിക്കാനും ഇത് സൗകര്യം നൽകുന്നു. കൂടാതെ, സർക്കാർ ഉത്തരവുകളും സർക്കുലറുകളും തിരയാനും കാണാനും കഴിയും.
വ്യക്തികൾക്ക് ഓരോ ഫയലിന്റെയും നിലവിലെ നില, ഫയലിന്റെ സ്ഥാനം, കാലതാമസം എന്നിവ കാണാനാകും. ഫയൽ/തപാൽ തിരയലിൽ തങ്ങൾ നൽകിയ അപേക്ഷക്കോ പരാതിക്കോ കൈപ്പറ്റിയ ഓഫീസിൽ നിന്നും നൽകുന്ന ഏത് നമ്പറും ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയും. റഫറൻസ് നമ്പർ വകുപ്പിന് അയച്ച കത്തിന്റെ നമ്പറോ വകുപ്പിൽ നിന്ന് പൗരന് തിരികെ നൽകിയ ഏതെങ്കിലും റഫറൻസ് നമ്പറോ ആകാം. ഫയൽ നമ്പർ അല്ലെങ്കിൽ ഫയൽ കമ്പ്യൂട്ടർ നമ്പർ അല്ലെങ്കിൽ രസീത് നമ്പർ അല്ലെങ്കിൽ അപേക്ഷാ നമ്പർ എന്നിവ ആകാം. അല്ലാത്തപക്ഷം, വിഷയം, അയച്ചയാളുടെ വിശദാംശങ്ങൾ മുതലായവ ഉപയോഗിച്ച് ഇത് തിരയാനും കഴിയും. ഇത് സുതാര്യതയും ഉത്തരവാദിത്തവും വർധിപ്പിക്കും.ഇവ കൂടാതെ, ജീവനക്കാരുടെ വിവരശേഖരം (ഇ.എം.ഡി), വ്യക്തിഗത പ്രവർത്തന വിലയിരുത്തൽ റിപ്പോർട്ട്, ഔദ്യോഗിക യാത്രാവിവര രേഖകൾ തുടങ്ങിയവയും ഈ മൊഡ്യൂളിന്റെ ഭാഗമാണ്.